Plannen. Hoe? [lijst]

Ik heb beloofd de planmethode uit te leggen. Een planning levert rust en ruimte op in het hoofd. Als je een plan hebt, dan is de focus optimaal. Waarschijnlijk heb ik deze methode onthouden uit een of ander time management boek. Als ik het goed heb de Ivy Lee methode.

Plan ik altijd even strak? Neen, Ik vergeet ook wel eens te plannen. Dat geeft onrust en chaotische dagen. De methode is het proberen waard. Begin de dag met een realistische planning.

Een 15 minuten methode.

  1. Maak een lijstje met de 6 belangrijkste taken voor morgen.
  2. Prioriteer ze in de juiste volgorde van belangrijkheid.
  3. Focus morgen eerst op de meest belangrijke (eerste) taak, tot die afgevinkt kan worden. Dan op de tweede, dan op de derde, etcetera.
  4. Kijk aan het einde van de werkdag terug op je lijstje. De taken waar je eventueel niet aan toegekomen bent, gaan op de takenlijst voor morgen.
  5. Herhaal.

Drie basis stappen voor uitvoering van je taken. 

Plannen en organiseren kan alleen als je overzichtelijk hebt wat je moet doen. Wat houdt de taak in?

  1. Pak je takenlijst. Bekijk alle items.
  2. Kies de 6 belangrijkste uit: welke taken gaan het meeste werk verzetten en/of jou de meeste voldoening geven?
  3. Bedenk hoe lang elke van de 6 taken zullen duren om uit te voeren. Plan die tijd vervolgens in in je agenda. Wees kritisch en realistisch.

Druk, druk, druk en nog eens druk?

Je kunt nog zó je taken in je agenda plannen: er gebeuren tussendoor andere dingen. Een collega stelt je een vraag, een klant belt met een dringende kwestie, je manager plant een meeting midden door je planning heen (het gebeurt). Elke verstoring kost 7 minuten om weer de focus te krijgen op je taak. Daarmee verstrijken er al snel halve uurtjes dat je niet bezig bent met je voorgenomen taak.

Probeer je takentijd zo goed mogelijk te verdedigen. Maak een fort van je agenda en je bureau. Laat zien dat je bezig bent.

Wat er dan alsnog gebeurt, dat gebeurt nu eenmaal. Zaak is dat je in elk geval je focus houdt op de takenlijst van jezelf. Tikt een collega je op je schouder met een ad hoc verzoek, dan kan de collegialiteit op de proef gesteld worden. Pareer deze (zonder on-collegiaal te zijn!) door te zeggen: “Ik ben eerst met iets belangrijks bezig wat af moet. Ik ben daar nog tot X-uur mee bezig. Zal ik daarna even naar je toe komen en jouw vraag bespreken?”

Je blijft vriendelijk en wijst niet af. Jij krijgt zo rust om te doen wat je moet doen. Je takenlijst.

Eenvoudig en waardevol?

  • De 15 minuten plannen en organiseren takenlijst is een vaste gewoonte die waardevol kan zijn.
  • Het brengt de focus terug naar je kernactiviteiten, waardoor je je werk weer concreet maakt. Dat geeft voldoening in het werk.
  • Deze focus voorkomt dat je snel wordt afgeleid door randzaken, collega’s of andere ad hoc taken die er altijd zullen zijn.
  • Het maakt het makkelijker om te starten met een taak, zelfs wanneer die lastig is en je hem normaal gesproken liever zou uitstellen.
  • De plannen en organiseren methode dwingt je tot singletasking (1 taak tegelijkertijd), in plaats van multitasken. Multitasken kan niemand.
  • Je doet de belangrijkste dingen in de ochtend. Op het meest ideale denkwerk moment.

Als je de 15 minuten en 3 basis stappen blijft herhalen. Elke dag opnieuw. De theorie zegt dat je na 66 dagen een planningsmethode eigen gemaakt hebt die prima werkt. Het houdt stress op afstand, geeft inzicht en overzicht door te creëren, prioriteren, plannen en organiseren. Zo ga je aan het einde van je werkdag met voldoening weer naar huis.

Kijk voor meer info over Forest Mind, Bosbaden, mindfulness of Wandelcoaching op http://www.paulbc.nl

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google photo

Je reageert onder je Google account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s